makalah korespondensi tentang Surat

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

            Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain.

     Fungsi Surat

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi berbahasa tulisan. Dari berbagai jenis surat yang biasa digunakan dapat dikelompokan kedalam beberapa fungsi surat sebagai salah satu sarana dalam kegiatan berbahasa tulis, sebagai berikut:

1.      Sebagai alat komunikasi

Dalam hal ini surat dapat berfungsi untuk menyampaikan informasi. Informasi yang dimaksud dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penawaran, laporan usulan, dan sejenisnya.

2.      Sebagai wakil penulis

Pada fungsi ini surat dapat mewakili keinginan penulis, sehingga penulis tidak perlu  bersusah payah untuk bertemu dengan penerima surat, yang mungkin jarak tinggalnya cukup jauh. Harapan dan keinginan penulis cukup diungkapkan dan diwakili oleh surat tersebut

3.      Sebagai alat bukti historis

Surat merupakan wujud kegiatan berbahasa tertulis, sehingga dapat dibedakan sebagai bukti historis. Contohnya ialah surat-surat pada arsip lama yang dapat digunakan sebagai bahan penelitian atau pengkajian guna mengetahui kegiatan atau keadaan suatu intansi atau sesuatu hal pada masa yang lampau.

4.      Sebagai pedoman pelaksanaan kerja

Sebagai wujud tertulis, surat dapat berupa ketentuan atau pedoman bagi pelaksanaan sesuatu. Surat-surat yang dimaksud pada fungsi ini, misalnya surat keputusan, intruksi, surat edaran, dan sebagainya

5.      Sebagai alat pengingat

Surat dapat disimpan dan diamankan, sehingga dapat dijadikan sebagai pengingat apabila terdapat kehilapan terhadap pesan surat. Contoh-contoh surat dalam fungsi ini ialah surat-surat yang diarsipkan dan sewaktu-waktu dapat dibuka lagi untuk mempermudah penyelesaikan suatu masalah atau pekerjaan

6.      Sebagai alat bukti tertulis

Surat dapat dijadikan sebagai bukti tertulis dari sesuatu urusan, sehingga jika terjadi kekeliruan atau kesalahpahaman surat merupakan bukti tertulis. Contohnya, surat perjanjian, surat sewa menyewa, surat jual beli, surat wasiat, dan sebagainya

7.      Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga

Surat dapat dijadikan medai hantar informasi yang tidak terhambat oleh jarak; dengan surat hambatan jarak tidak menjadi alasan pemborosan energi dan waktu.

Dilihat dari penggunaanya, jenis surat dibagi menjadi 5 bagian, yaitu :

Surat Pribadi

            Surat pribadi merupakan surat yang biasa dibuat dan digunakan untuk kepentingan pribadi/personal. Biasanya penggunaan dari surat pribadi ini hanya sebatas teman dan keluarga saja. Surat pribadi yang banyak digunakan di masyarakat biasanya memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

1. Dihilangkannya penggunaan kop surat, yang biasanya berisi nama dan identitas kantor,
2. Nomor surat juga dihilangkan, karena memang tidak ada system arsip pada jenis surat pribadi ini,
3. Penggunaan salam pembuka dan penutup yang bervariasi, bisa menggunakan salam keagamaan, bisa juga menggunakan salam berupa selamat pagi, siang atau jenis salam-salam yang lain,
4. Bahasa yang digunakan juga bebas, terserah dari yang membuat surat pribadi tersebut, biasanya kaidah tata penulisan bahasa baku agak di kesampingkan,
5. Tidak ada format surat yang bisa mengikat jenis surat pribadi ini. Intinya, dengan menggunakan format apapun boleh.

v  Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang dibuat dan gunakan secara resmi dalam berbagai macam keperluan dan kepentingan, seperti kepentingan keluarga, kepentingan dinas, kepentingan organisasi, dan beberapa kepentingan lainnya. Contoh penggunaan dari surat resmi ini adalah surat undangan, surat penberitahuan, surat edaran, dan jenis-jenis surat yang lainnya. Surat resmi yang paling banyak digunakan memiliki cirri-ciri sebagai berikut:

1. Jika organisasi yang membuat dan mengedarkan, sudah menggunakan kop surat yang berisi nama organisasi dan alamat lengkap,
2. Menggunakan 3 item pokok dalamformat surat, yaitu nomor surat, perihal surat dan banyaknya lampiran yang digunakan,
3. Salam pembuka dan penutup digunakan secara formal dan lazim pada awal dan akhir surat,
4. Bahasa yang digunakan juga sudah menggunakan bahasa resmi yang menggunakan ejaan yang disempurnnakan dalam kaidah bahasa Indonesia,
5. Jika yang mengeluarkan adalah instansi atau organisasi, maka digunakan cap atau stempel untuk menegaskan pengesahan surat tersebut
6. Format dalam penggunaan surat resmi juga ada, jadi harus dibuat sesuai dengan format yang sudah dibakukan.

Bagian-bagian surat resmi dapat digambarkan pada penjelasan berikut ini :

1. Kop surat / kepala surat, merupakan identitas awal dari sebuah surat. Supaya bisa berfungsi sesuai dengan perannya, maka sebuah kop surat harus berisi beberapa hal, yaitu nama lembaga/instansi/kantor yang proses penulisannya harus dicetak dengan huruf besar/capslock, alamat lembaga/instansi/kantor yang biasanya ditulis menggunakan kombinasi antara huruf besar/capslock dengan huruf kecil dan logo lembaga/instansi/kantor yang biasanya diletakan dibagian sebelah kanan.
2. Nomor surat atau biasa disingkat dengan no. surat, berisi nomor urut surat yang dikeluarkan oleh lembaga/instansi/kantor. Dengan mengggunakan nomor surat, proses arsip juga akan lebih mudah untuk dikerjakan.
3. Lampiran atau disingkat dengan lamp, berisi lembaran-lembaran pengikut yang diikutkan dalam surat. Lampiran tersebut berfungsi sebagai penguat atau penyerta dari surat yang hendak dikirim.
4. Hal, merupakan bagian dari surat yang didalamnya berisi garis besar bahasan surat yang hendak dikirim.
5. Waktu surat atau lebih dikenal dengan sebutan tanggal surat (biasanya penulisan tanggal surat berada di sebelah kanan segaris atau sejajar dengan nomor surat)
6. Bagian alamat yang dituju, usahakan tidak menggunakan kata kepada, tetapi langsung ke alamat lengkapnya
7. Bagian Pembuka atau lebih dikenal dengan istilah salam pembuka dan pada proses penulisannya diakhiri tanda koma sebelum masuk ke bagian selanjutnya.
8. Bagian inti atau sering disebut dengan isi surat. Isi surat inilah yang nantinya akan disampaikan kepada orang/instansi/kantor yang dituju. Dalam bagian isi surat, biasanya ada beberapa uraian mengenai hari/tanggal, waktu, tempat pelaksanaan, jenis ada dan lain sebagainya. Bagian-bagian tersebut ditulis menggunakan huruf kecil semua, kecuali huruf pertama setelah titik yang ditulis menggunakan huruf kapital sesuai dengan EYD yang masih berlaku.
9. Bagian penutup surat. Bagian penutup surat ini beberisi beberapa hal, yaitu diawali dengan salam penutup yang bisa ditulis menggunakan konsep agama atau waktu, jabatan dari instansi atau kantor yang mengeluarkan dan terakhir dibubuhi dengan tanda tangan dan nama terang yang mengeluarkan tanda tangan.

v  Surat niaga

            Surat niaga atau surat dagang, merupakan surat resmi yang biasa digunakan untuk keperluan niaga atau berdagang, yang biasanya dikeluarkan oleh sebuah industry/pabrik atau usaha jasa. Surat niaga harus dibuat sebaik mungkin dengan menggunakan kalimat yang baku dan formal, karena surat niaga ini bisa sangat berguna untuk membangun hubungan dengan pihak luar.

            Jenis-jenis surat yang masuk kedalam kategori surat niaga diantaranya adalah surat jual beli, surat perdagangan, kwitansi, surat penawaran dan surat penagihan.

v  Surat dinas

            Surat dinas merupakan surat resmi yang diterbitkan oleh kantor dalam urusan dinas, misalnya kunjungan dinas secara lokal maupun luar kota. Dengan menggunakan surat dinas, agenda kegiatan juga akan terkontrol dengan baik dan bisa diarsipkan dengan baik pula. Berbagai macam catatan kegiatan bisa disimpan dengan baik. Surat dinas memiliki ciri-ciri yang sama persis dengan surat dinas.

v  Surat Lamaran Pekerjaan

            Surat Lamaran Pekerjaan merupakan surat yang dibuat dan digunakan untuk melamar sebuah pekerjaan, baik pekerjaan dikantor, pabrik, pertokoan, perusahaan atau instansi-instansi tertentu. Surat Lamaran Pekerjaan ini juga masuknya kedalam surat resmi dan juga surat dinas, jadi harus menggunakan format yang formal.

Adapun format dan bagian-bagian dari Surat Lamaran Pekerjaan sama dengan surat resmi, jadi bagi anda yang hendak membuatnya bisa melihat kembali format.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar Belakang diatas diharapkan kita akan mengetahui tentang :

a.       Surat dan jenis-jenisnya

BAB II

PEMBAHASAN

A.  Surat berdasarkan maksud dan tujuan.

Berdasarkan tujuan penulisannya surat diklasifikasikan sebagai berikut.

1.      Surat  pemberitahuan

            Surat Pemberitahuan (SPT) adalah surat yang oleh Wajib Pajak digunakan untuk melaporkan penghitungan dan/atau pembayaran pajak, objek pajak dan/atau bukan objek pajak, dan/atau harta dan kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

            Fungsi Surat Pemberitahuan (SPT) bagi Wajib Pajak Pajak Penghasilan adalah :

sebagai sarana untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan penghitungan jumlah pajak yang sebenarnya terutang dan untuk melaporkan tentang:

1.                  Pembayaran atau pelunasan pajak yang telah dilaksanakan sendiri dan/atau melalui pemotongan atau pemungutan pihak lain dalam 1 (satu) Tahun Pajak atau Bagian Tahun Pajak.

2.                  Penghasilan yang merupakan objek pajak dan/atau bukan objek pajak.

3.                  Harta dan kewajiban.

4.                  Pembayaran dari pemotong atau pemungut tentang pemotongan atau pemungutan pajak orang pribadi atau badan lain dalam 1 (satu) Masa Pajak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

            Fungsi Surat Pemberitahuan (SPT) Bagi Pengusaha Kena Pajak adalah :

sebagai sarana untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan penghitungan jumlah Pajak Pertambahan Nilai dan Pajak Penjualan Atas Barang Mewah yang sebenarnya terutang dan untuk melaporkan tentang:

·                     Pengkreditan Pajak Masukan terhadap Pajak Keluaran.

·                     Pembayaran atau pelunasan pajak yang telah dilaksanakan sendiri oleh Pengusaha Kena Pajak dan/atau melalui pihak lain dalam satu Masa Pajak, sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

            Fungsi Surat Pemberitahuan (SPT) Bagi pemotong atau pemungut pajak adalah :

sebagai sarana untuk melaporkan dan mempertanggungjawabkan pajak yang dipotong atau dipungut dan disetorkannya.

            Yang dimaksud dengan mengisi Surat Pemberitahuan (SPT) adalah mengisi formulir Surat Pemberitahuan, dalam bentuk kertas dan/atau dalam bentuk elektronik, dengan benar, lengkap, dan jelas sesuai dengan petunjuk pengisian yang diberikan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan perpajakan.

Jenis Surat Pemberitahuan (SPT) antara lain :

·                      SPT Masa yaitu Surat Pemberitahuan untuk suatu Masa Pajak.

·                     SPT Tahunan yaitu Surat Pemberitahuan untuk suatu Tahun Pajak atau Bagian Tahun Pajak.

2.    SURAT PERINTAH

surat perintah adalah surat yang dikeluarkan oleh pihak yang lebih tinggi dan ditujukan kepada pihak yang lebih rendah atau bawahan, agar pihak yang diperintah berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu sesuai dengan yang diterangkan disurat.

1.      Tujuan surat perintah

-          Menyampaikan suatu perintah kepada pembaca untuk berbuat sesuatu

-          Mendapat tanggapan dari pembaca tentang isi surat

2.      Syarat-syarat surat perintah

            Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi kriteria berikut ini:

a.         Surat perintah disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu:

b.        Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.

c.         Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.

d.         Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

b. Isi surat perintah harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang dikehendaki.

c. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

3. ciri-ciri surat perintah

            Bentuk dari surat sentering yaitu dengan kata-kata Surat Perintah diletakkan ditengah-tengah kertas surat dan ada pula yang menggunakan bentuk kata Surat Perintah nya diletakkan di tepi kiri lurus dengan kelompok nomor, lampiran , dan hal

            Surat perintah selalu diawali dengan kata “dasar” atau “alasan” sebagai tanda pertimbangan dikeluarkannya perintah tersebut.

            Surat perintah bersifat tegas dan dapat dipertanggung jawabkan

4.      Bagian-bagian surat perintah

            1.      Kepala Surat Perintah

            2.      Isi Surat Perintah

            3.      Bagian Akhir Surat Perintah

5.      Tata cara menulis surat perintah

            •      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

            •      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke

•      Kop surat/instansi yang memberikan surat perintah

•      Kepala Surat Perintah:

Ø  Penulisan ”surat perintah” ditempatkan di tengah naskah surat

Ø  Penulisan nomor berada di bawah tulisan ”surat perintah”

•      Isi Surat Perintah :

Ø  Nama pihak yang memberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang memberikan perintah

Ø  Alamat lengkap pihak yang memberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan maksud dari surat perintah tersebut dan yang memerintahkan sebagai pihak 1

Ø  Nama pihak yang diberikan perintah

Ø  Jabatan pihak yang diberikan perintah

Ø  Alamat lengkap yang diberikan perintah

Ø  Kalimat yang menyatakan pihak yang diberikan perintah sebagai pihak ke 2

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan

•      Bagian akhir surat perintah :

Ø  Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun ;

Ø  Nama jabatan pemberi perintah;

Ø  Tanda tangan pejabat serta nama jelas pejabat pemberi perintah;

Ø  Stempel jabatan/stempel instansi

Ø  Keterangan tentang apa yang akan dilakukan oleh pihak yang diperintahkan.

3.      SURAT PERMINTAAN/PERMOHONAN

             Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan izin, permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara, untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut surat permintaan atau penugasan. Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok berikut.

•    Identitas pemohon

•    Isi permohonan.

•    Tujuan dan alasan pemohon.

•    Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.

•    Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

Berikut ini ada hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat permohonan :

Di antara beberapa hal tersebut adalah:

            Ditujukan untuk siapa surat tersebut. Apabila posisi kita sebagai karyawan hendaknya surat itu ditujukan untuk atasan, sedangkan apabila posisi kita sebagai mahasiswa surat tersebut ditujukan kepada dosen wali/ketua jurusan. Kemudian bagi siswa SD surat tersebut ditujukan untuk wali kelas/guru kelas, berbeda dengan siswa SMP/SMA surat tersebut hendaknya ditujukan kepada guru yang mengajar di kelasnya. Ini disebabkan karena siswa SMP/SMA tidak mengenal guru kelas melainkan guru bidang studi.

Nama pemohon. Tuliskan nama pemohon izin dengan jelas, nama lengkap beserta jabatan jika anda adalah seorang karyawan.

            Keperluan sehingga harus mengajukan izin. Tulis keperluan anda dan alasan anda dengan jelas. Hindari menggunakan alasan kepentingan keluarga jika status anda belum menikah. Apabila keperluan anda menyangkut urusan keluarga seperti misalnya menghadiri pesta pernikahan saudara, tulislah alasan tersebut dengan jelas.

            Batasan waktu dan tanggal perihal permohonan izin tersebut. Sertakan batasan waktu izin anda mulai dari tanggal, bulan, serta tahunnya.

Tanda tangan dan nama terang pemohon.

berikut beberapa poin penting yang harus ada di dalam surat permohonan dana Anda:

1. Latar belakang ,Yang pertama harus diberi tahu adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu atau organisasi kita serta kegiatan-kegiatan, pengalaman dan kemampuan yang dimiliki. Hal tentu perlu dilakukan dengan tujuan membangkitkan kepercayaan calon donatur. Apabila sebelumnya Anda pernah sukses menyelenggarakan kegiatan tertentu, silakan sebutkan hal tersebut untuk semakin meningkatkan kepercayaan. Tidak lupa juga untuk menyebutkan keterbatasan kita dalam hal dana karena memang itulah tujuan surat permohonan bantuan dana tersebut, bukan? 
2. Konteks permasalahan yang dialami, Pada surat permohonan bantuan dana sebaiknya ceritakan tujuan dan dalam rangka apa kita mengajukan permohonan dana tersebut. Apa manfaat dan dampak langsung atau tidak langsung bagi masyarakat dan bagi pemberi dana tersebut serta bagi kita sendiri. 
3. Maksud dan tujuan, Rincikan maksud dan tujuan secara jelas. Di sini tidak hanya mencakup konteks masalah, melainkan maksud dan tujuan acara yang akan dilangsungkan. 
4. Kegiatan dan Tempat / Waktu, Jelaskan bentuk kegiatan apa saja yang akan dilakukan pada acara yang akan dilangsungkan. Tidak lupa untuk menyebutkan waktu dan tempat dilaksanakannya kegiatan tersebut dalam contoh surat permohonan bantuan dana. 
5. Perkiraan anggaran, Cantumkan anggaran / biaya yang dibutuhkan dalam hitungan kasar untuk kegiatan tersebut agar menjadi pertimbangan bagi calon donatur.

4.      SURAT PERINGATAN/TEGURAN

         surat teguran  adalah untuk membuat para karyawan menjadi lebih disiplin dalam bekerja diperusahaan yang kita pimpin. Memang meski kinerjanya belum maksimal sebagai seorang karyawan, akan tetapi dengan menjalankan semua tanggung jawab yang diberikan oleh perusahaan. Pastinya tingkat produktivitas minimum akan didapatkan oleh karyawan tersebut dan kesempatan perusahaan untuk maju akan semakin besar. Hal itu berbanding terbalik jika karyawan yang kita pimpin tidak melaksanakan tanggung jawabnya dengan maksimal, tentu kerugian besar akan kita dapatkan karena pada dasarnya mereka telah kita gaji sesuai dengan prosedur yang ada.

         Surat teguran didalam lingkup kerja juga dikenal dengan nama surat peringatan. Surat peringatan dibikin manfaat berikan peringatan pada seorang karyawan yang dikira melakukan tindakan diluar komitmennya sebagai karyawan. Contoh, berlaku indisipliner, melanggar tata teratur perusahaan serta lain sebagainya.
        Tiap-tiap karyawan yang dapat dibuktikan bertindak menyalahi aturan, baik itu sikap indisipliner, melangar tata teratur ataupun aturan-aturan perusahaan yang lain umumnya terlebih dulu dapat diperingatkan dengan lisan. Serta jika yang berkaitan tidak kunjung melakukan perbaikan sikap atau terus lakukan wujud pelanggaran, maka pihak perusahaan bisa berikan teguran didalam wujud tertulis yang dimaksud dengan surat peringatan ( sp ).
       Surat peringatan sendiri terbagi jadi bagian-bagian, ada sp 1, sp 2 serta sp 3 atau biasa dimaksud dengan surat peringatan paling akhir. Tak ada sp 4 dikarenakan bila sp 3 dilanggar, maka karyawan yang punya masalah dapat dikeluarkan/pemutusan jalinan kerja.

5.      SURAT PANGGILAN

         Surat Panggilan adalah sebuah bentuk surat yang isinya berupa sebuah panggilan terhadap seseorang, lembaga, instansi untuk berkenan hadir ke tempat yang telah ditetapkan dalam isi surat.
         Surat Panggilan mempunyai banyak jenis, tetapi inti dari Surat Panggilan adalah sebuah pemberitahuan terhadap seseorang atau instansi bahwa yang bersangkutan diminta untuk hadir ke tempat yang telah ditetapkan sebagaimana sudah dijelaskan mengenahi waktu dan keperluannya.

Surat Panggilan terdiri atas :

a. Kepala Surat Panggilan;

b. Isi Surat Panggilan;

c. Bagian akhir Surat Panggilan.

Ad.a. Kepala Surat Panggilan terdiri atas :

1) Nama tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun;

2) Nama instansi pemerintah/ badan hukum/swasta/perorangan yang dipanggil;

3) Nomor, Sifat, Lampiran dan Perihal.

Ad.b. Isi Surat Panggilan terdiri atas :

1) Hari, Tanggal, Jam, tempat, Menghadap Kepada, Alamat pemanggil;

Ad.c. Bagain Akhir Surat Panggilan terdiri atas :

1) Nama Jabatan;

2) Tanda tangan pejabat;

3) Nama, Pangkat dan NIP Pejabat;

4) Stempel jabatan/instansi;

5) Tembusan apabila diperlukan.

 

6.      SURAT PENGANTAR

Surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang berfungsi untuk mengantarkan surat dokumen,barang dan lain lainny. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk seperti surat dina dengan bentuk  biasa dan dapat pula dibuat bentuk kolom.

 Bagian- bagian surat pengantar

a.Kepala surat

b.      Pembuka surat yang terdiri dari

~ kata surat pengantar

~ nomor dan

~ tujuan surat

c.Isi surat

d.      Penutup surat

7.      SURAT KEPUTUSAN

Surat yang berisi putusan tentang suatu hal yang berkaitan dengan usaha dalam sebuah lembaga institusi. Surat keputusan termasuk surat formal,karnanya bahasa yang digunakan adalah bahasa baku, baik ejaan,pembentukan kata,maupun stuktur kalimat.

Sifatnya bahasanya pun logis,tujuannya agar tidak menimbulkan salah tafsir atau makna taksa (ambigu)

8.      SURAT LAPORAN

      Bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan, pada dasarnya fakta yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada si pelapor. Fakta yang disajikan merupakan bahan atau keterangan berdasarkan keadaan objektif yang dialami sendiri oleh si pelapor (dilihat, didengar, atau dirasakan sendiri) ketika si pelapor melakukan suatu kegiatan.

      Dalam pembuatan suatu laporan formal, bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik, jelas dan teratur. Bahasa yang baik tidak berarti bahwa laporan itu mempergunakan gaya bahasa yang penuh hiasan, melainkan dari segi sintaksis bahasanya teratur, jelas memperlihatkan hubungan yang baik antara satu kata dengan kata yang lain dan antara satu kalimat dengan kalimat lain. Penggunaan kata ganti orang pertama dan kedua harus dihindari, kecuali penggunaan kata ”kami” bila yang menyampaikan laporan adalah suatu badan atau suatu tugas.

B.     Prinsip – prinsip Penulisan laporan

Laporan pada dasarnya adalah alat komunikasi juga. Supaya dapat digunakan sebagai alat komunikasi yang efektif, sebuah laporan harus memenuhi syarat–syarat berikut ini.

      1. Lengkap

      Artinya data dan fakta yang ada dalam laporan harus lengkap

2. Jelas

      Sebuah laporan disebut jelas bila uraian dalam laporan tidak memberi peluang ditafsirkan secara berbeda oleh pembaca yang berbeda. Ini dapat dicapai bila bahasa yang digunakan benar dan komunikatif

3. Benar / akurat

Data dan fakta yang salah dapat menuntun pembaca membuat suatu keputusan yang salah. Jadi kebenaran dan keakuratan isi laporan sangat diperlukan.

     4. Sistematis

Laporan harus diorganisasikan sedemikian rupa, dengan system pengkodean yang teratur, sehingga mudah dibaca dan diikuti oleh pembaca. Laporan yang sistematis juga menunjang unsur kejelasan yang sudah diciptakan oleh unsur – unsur bahasa.

5. Objektif

Penulis laporan tidak boleh memasukkan selera pribadi ke dalam laporannya. Pelapor harus bersikap netral dan memakai ukuran umum dalam minilai sesuatu.

6. Tepat waktu

      Ketepatan waktu mutlak diperlukan, karena keterlambatan laporan bisa mengakibatkan keterlambatan pengambilan keputusan.

C.     Jenis Laporan

Laporan dapat digolongkan menurut :

1. Maksud  pelaporan

            Laporan informativ, yaitu laporan yang dimaksudkan untuk memberi informasi dan bukan dimaksudkan untuk memberi analisis atau rekomendasi. Titik pentingnya adalah pemberian informasi yang akurat dan terinci.

             Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang di samping memberikan informasi juga menyertakan pendapat si pelapor, dengan maksud memberikan rekomendsasi (usul yang tidak mengikat). Meski demikian akurasi dan rincian informasi tetap diperlukan supaya rekomendasi yang diberikan juga meyakinkan.  

            Laporan analitis, yaitu laporan yang memuat sumbangan pikiran si pelapor, bisa berupa pendapat atau saran, setelah melalui analitis yang matang dan mendalam. Kebanyakan laporan akademis berada pada kategori ini.

             Laporan Pertanggungjawaban, di mana si pelapor memberi gambaran tentang pekerjaan yang sedang dilaksanakan (Progress report) atau sudah dilaksanakan (bersifat evaluatif).

             Laporan Kelayakan (feasibility report). Pelapor menganalisis suatusituasi atau masalah secara mendalam untuk menuju penilaian yang bersifat pilihan: layak atau tidak. Berbagai alternative dinanalisis, kemudian ditentukan mana yang lebih baik.

2. Bentuk Laporan

             Laporan berbentuk Memo; Biasanya laporan pendek yang memuat hal – hal pokok saja, dan beredar di kalangan intern organisasi.Laporan berbentuk Surat; Isinya lebih panjang daripada laporan yang berbentuk memo, sekitar tiga lembar folio. Bisa ditujukan ke luar organisasi.Laporan berbentuk naskah; Laporan ini bisa panjang atau pendek. Bila panjang dibuat dalam format buku, dan dalam penyampaiannya mutlak diperlukan surat atau memo pengantar.Laporan berbentuk Campuran; Laporan ini tidak lain gabungan antara bentuk naskah dengan memo atau surat. Dibuat begini karena isinya cukup kompleks sehingga harus dipadukan dengan bentuk naskah agar pengkodean bagian – baiannya lebih mudah dilakukan.

    Laporan berbentuk formulir.

    Laporan berbentuk buku.

3. Waktu Penyampaian

            Laporan Insidental; Laporan ini tidak disampaikan secara rutin, hanya sekali- sekali saja dalam rangka suatu kegiatan yang tidak terjadwal tetap.

            Laporan Periodik; Ditulis dalam suatu periode tertentu dan dinamai sesuai periodenya pula. Contoh: Laporan harian, Mingguan, Bulanan dan seterusnya

9.      SURAT PERJANJIAN

                     Surat Perjanjian adalah surat yang berisi suatu kesepakatan bersama yang mengikat antara pihak-pihak tertentu untuk melakukan tindakan/perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

Adapun ciri surat perjanjian adalah :

1.      Sesuai dengan hukum yang berlaku, kesusilaan, serta mengikat kepentingan umum dan ketertiban.

2.      Obyek dalam surat kontrak diterangkan dengan jelas

3.      Adanya kesepakatan yang merupakan rasa ikhlas. Dengan kata lain surat kontrak dibuat atas dasar paksaan, penipuan, atau kekhilafan

4.      Salah satu pihak yang terdapat dalam surat kontrak merupakan orang yang cakap

5.      Judul kontrak ditulis dalam surat kontrak karena dalam surat kontrak, judul harus dirumuskan secara singkat, padat, dan jelas

6.      Pihak-pihak yang terkait dengan surat kontrak disebutkan identitasnya secara jelas

7.      Terdapat latar belakang kesepakatan (retical)

8.      Isi dari perjanjian kontrak yang bersifat jelas. Pada hakekatnya isi perjanjian kontrak terdiri dari pasal=pasal dan ayat-ayat sehingga sangat jelas bagi kedua belah pihak

9.      Membahas tentang mekanisme penyelesaian bila terjadi sengketa

10.  Ditandatangani oleh kedua belah pihak maupun satu pihak.

11.  Terdapat saksi yang yang menyaksikan serta menandatangani surat kontrak

12.  Terdapat salinan surat kontrak

  Surat perjanjian dapat dibagi menjadi beberapa jenis :
  a. Surat perjanjian jual beli
  b. Surat perjanjian sewa-menyewa
  c. Surat perjanjian kerja sama

            Fungsi surat perjanjian adalah guna sebagai barang bukti kita sudah    mengadakan perjanjian jual beli sehingga kita dapat mengembalikan atau melakukan suatu protes terhadap barang yang sudah dibeli. Selain itu surat perjanjian juga berguna untuk menggugat sesorang apabila orang tersebut melakukan suatu tindakan yang menyalahi dengan isi suatu perjanjian jual beli.

10.  SURAT PENAWARAN

Surat penawaran adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang berisi penawaran barang atau jasa.

Surat penawaran ada dua macam, yaitu sebagai berikut :

1.      Penawaran atas inisiatif penjual yang mempunyai kedudukan lemah, karena surat tersebut belum tentu diharapkan oleh calon pembeli.

2.      Penawaran sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, yang isinya terikat dan terbatas hanya pada menerangkan hal – hal yang ditanya oleh calon pembeli.

Cara menyusun surat penawaran yang baik dan efektif.

1.      Mempergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan minat calon pembeli.

2.      Merinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar – gaambar, untuk menghindari keraguan calon pembeli.

3.      Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya.

4.      Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman dan penyerahan barang.

5.      Memberikan potongan harga yang menarik dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan.

6.      Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas, penawaran terikat, dan penawaran berjangka)

-           Penawaran bebas adalah apabila sewaktu waktu terjadi perubahan harga barang yang ditawarkan, maka tidak perlu memberitahukan terlebih dahulu.

-          Penawaran terikat adalah penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan dikemudian hari, maka harus diberitahukan terlebih dahulu.

-          Penawaran berjangka adalah penawaran yang berlaku pada waktu tertentu.

BAB III
PENUTUP

A.    Kesimpulan

            Pada bagian ini merupakan  kesimpulan dari apa yang telah kita bahas diatas. Jadi surat juga masih penting  untuk kita gunakan . sebab  dari semua arti , fungsi dan lain sebagainya jelas surat masih dapat kita gunakan dijamin sekarang walaupun bisa dibilang,  dijaman sekarang sudah bukan  lagi jamannya surat menyurat, kita bisa mempergunakan alat komunikasi yang ada  agar  tidak  terlalu memakan waktu banyak  walaupun surat sudah bukan lagi  barang yang penting dijaman sekarang, apa salahnya kita bisa membudayakan  alat komunikasi  yang ada pada jaman dahulu, agar  tidak punah pada masa sekarang.

B.     Saran

            Makalah kami ini masih jauh dari kata sempurna untuk itu kami mengharapkan  kritik dan saran dari para pembaca sekalian demi tercapainya kesempurnaan  dari makalah  kami  ini kedepannya.

DAFTAR PUSTAKA

Suryanto , Alex , Haryanta , Agus . 2006 . Bahasa dan Sastra Indonesia . Tangerang:Erlangga

. www.wikipedia.com

. Bu Sri Juminah , Bu Maymunah , dan Bu Dian guru Bahasa Indonesia SMAN 1 Cirebon